Robotic Process Automation (RPA) ist eine bahnbrechende Technologie, die einen schnellen ROI ermöglicht und einem Unternehmen Hunderte von Stunden bei Tausenden von Transaktionen einsparen kann. Wie bei jeder Technologie mit revolutionärem Potenzial ist das Implementierungsprojekt von entscheidender Bedeutung. Die Methoden und Ziele, die die zukünftige Leistung einer Organisation mit RPA bestimmen, werden durch eine erfolgreiche Implementierung festgelegt.

Die Geschichte hat jedoch gezeigt, dass eine kluge und kontrollierte Implementierung schwieriger ist, als es zunächst den Anschein hat. Ein großer Prozentsatz der RPA-Programme scheitert von Anfang an. Wie kann ein Unternehmen also die Rückschläge, Hindernisse und Fehler vermeiden, die es daran hindern, so schnell wie möglich von RPA zu profitieren?

Roboter müssen wie jedes andere System in einem Unternehmen betrieblich und technologisch verwaltet werden. Roboter sollten als virtuelle Mitarbeiter betrachtet werden, und wenn Prozesse und Regeln geändert werden, muss eine Änderungsstrategie sicherstellen, dass die Mitarbeiter informiert und angemessen geschult werden, genau wie bei menschlichen Mitarbeitern. RPA-Initiativen sollten kontinuierlich gepflegt werden, zumal mehr als 70 % der Roboter innerhalb von 18 Monaten nach ihrer Implementierung rekonfiguriert werden müssen. Zusätzliche Methoden müssen erprobt werden, und das Management muss sich potenziellen neuen Herausforderungen bewusst sein. Dies sind die versteckten Kosten, vergleichbar mit den Kosten für die Umschulung von Mitarbeitern.

RPA ist nur ein Teil der Gleichung, wenn es um intelligente Automatisierung geht. Viele glauben, dass RPA eine vollwertige Plattform für intelligente Automatisierung ist, aber tatsächlich können Sie eine Transformation nicht auf einer „Pflasterplattform“ aufbauen. Unternehmenssysteme sind komplex. RPA wurde nicht dafür konzipiert, die Komplexität vieler langfristiger Prozesse, die interne und externe Systeme, maschinelle und menschliche Arbeit, maßgeschneiderte Software sowie Drittanbieter-Anwendungen und -Systeme verbinden, zu automatisieren und zu vereinfachen. RPA ist auch keine KI-Plattform. Obwohl RPA oft als „eine Form der KI“ bezeichnet wird, ist sie es nicht. RPA automatisiert einfach alte Benutzeroberflächen, wenn keine API vorhanden ist. RPA ist hervorragend in der Automatisierung von Arbeiten, die alle drei dieser Kriterien erfüllen: großes Volumen, geringe Komplexität und regelbasiert. In der Regel stellen Geschäftsführer fest, dass es im Unternehmen weniger Arbeit gibt, die alle drei Anforderungen erfüllt, als sie erwartet hatten.

Durch den Automatisierungsprozess entfallen langweilige und repetitive Tätigkeiten, die in der Regel mit einer hohen Fluktuation verbunden sind. Dadurch haben die einzelnen Mitarbeiter mehr Zeit und Möglichkeiten, interessante und sinnvolle Arbeit zu leisten. Es wurde ein Roboter entwickelt, der die Daten und Ergebnisse von Studierenden erfasst und in ein Anmeldesystem eingibt, wodurch die manuelle Dateneingabe entfällt und wertvolle Arbeitszeit eingespart wird. Bei jeder RPA-Strategie müssen Technologie- und Personalstrategie Hand in Hand gehen. Ist dies nicht der Fall, kann es zu Verzögerungen bei Schulungen, Transfers und der Teamentwicklung kommen. RPA ist Teil eines Automatisierungskontinuums, das mit einfachen, lokalen Aktivitäten beginnt und sich zu einer unternehmensweiten intelligenten Automatisierung entwickelt, die durch maschinelles Lernen, Analysen und KI unterstützt wird. Da immer mehr Unternehmen den Einsatz von RPA erwägen, haben sie die Möglichkeit, aus den Erfahrungen anderer zu lernen und zu vermeiden, dieselben Fehler zu wiederholen. Die Erwartungen und Pläne vor der Implementierung müssen angemessen berücksichtigt werden, eine starke RPA-Governance muss im gesamten Unternehmen vorhanden sein und eine kontinuierliche Überwachung, Wartung und Verbesserung ist erforderlich. Unternehmen, die RPA erfolgreich eingesetzt haben, konnten ihre Geschäftsergebnisse verbessern, ohne die Komplexität zu erhöhen.