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August 19, 2024
Die Auswahl des richtigen ERP-Systems ist komplex und kritisch für den Geschäftserfolg. Welche Fehler treten am häufigsten auf und wie können Sie diese umgehen? In diesem Artikel bieten wir Ihnen einen Überblick über die 10 häufigsten Fehler bei der ERP-Auswahl.
Eines der größten Probleme bei der Auswahl eines neuen ERP-Systems ist das Fehlen klarer Projektziele. Ohne diese Klarheit wird es schwierig, alle Beteiligten auf eine gemeinsame Linie zu bringen und sicherzustellen, dass die gewählte Lösung den spezifischen Anforderungen an das ERP-System entspricht. Klare Zielvorgaben sind entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Projektbeteiligten in die gleiche Richtung arbeiten.
Stellen Sie sich vor, Sie starten ein Projekt ohne ein klares Ziel vor Augen. Wie können Sie dann wissen, ob Sie erfolgreich sind? Eine unklare Zieldefinition kann dazu führen, dass Unternehmen die für ihre Anforderungen passende ERP-Software nicht finden. Daher ist es entscheidend, vor der Auswahl des ERP-Systems klare Projektziele zu definieren, um sicherzustellen, dass die Software den spezifischen Bedürfnissen der Unternehmensorganisation entspricht.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Kommunikation dieser Ziele an alle Beteiligten. Jeder im Team sollte genau wissen, was das Ziel des Projektes ist und welche Herausforderung und Schritte unternommen werden müssen, um dieses Ziel zu erreichen. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle an einem Strang ziehen und das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird.
So vermeiden Sie diesen Fehler:
Die Grundlage jeder erfolgreichen ERP-Auswahl ist eine gründliche Bedarfsanalyse. Ohne eine solche Analyse besteht die Gefahr, dass die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens und die Potenziale zur Verbesserung nicht erkannt werden. Eine schriftliche Festhaltung der Anforderungen in einem Anforderungskatalog ist dabei unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte der ERP-Systeme berücksichtigt werden.
Durch die Überprüfung bestehender Prozesse können Schwächen identifiziert werden, die die Auswahl des ERP-Systems beeinflussen können. Das Ziel der Prozessanalyse ist es, Schwächen in der Unternehmensorganisation zu konkretisieren und Verbesserungsmaßnahmen zu gewährleisten. Eine Potenzialanalyse hilft dabei, konkrete Anforderungen zu definieren und bestehende Prozesse zu hinterfragen.
Es ist wichtig, relevante Schwächen vor der Einführung des ERP-Systems zu adressieren, um negative Auswirkungen auf die Software zu vermeiden. Dabei sollten gegebenenfalls Re- und Umstrukturierungsmaßnahmen durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass das neue ERP-System optimal in die bestehenden Geschäftsprozesse integriert wird.
Wichtige Schritte bei der Bedarfsanalyse:
Ein weiterer häufiger Fehler bei der ERP-Auswahl ist die mangelnde Einbeziehung wichtiger Mitarbeiter. Die Einbindung der Mitarbeiter in den Auswahlprozess hilft, realistische Erwartungen zu setzen und Widerstände zu minimieren. Die richtige Einbindung der Mitarbeiter aus verschiedenen Unternehmensbereichen ist entscheidend für den Erfolg eines ERP-Projekts.
Die ERP-Auswahl sollte gemeinsam mit den relevanten Mitarbeitern geplant und entschieden werden, um Vorurteile zu vermeiden. Wenn wichtige Mitarbeiter ihre Anforderungen und Perspektiven frühzeitig in den Auswahlprozess einbringen, kann die Passgenauigkeit des ERP-Systems gewährleistet werden. Dies steigert die Akzeptanz des neuen Systems und reduziert Widerstände bei der Implementierung.
Ein proaktives Vorgehen in der Entscheidungsfindung während der ERP-Auswahl ist notwendig, um die digitale Transformation voranzutreiben. Die strategische Planung des Unternehmens sollte mit den Projektzielen der ERP-Einführung eng verknüpft sein. Eine umfassende Bewertung sollte sowohl technische als auch betriebliche Aspekte berücksichtigen, um sicherzustellen, dass das ERP-System den spezifischen Anforderungen des Unternehmens entspricht.
Warum sollten Mitarbeiter einbezogen werden?
Oft wird die interne IT-Abteilung oder der IT-Dienstleister nicht frühzeitig in den Auswahlprozess eingebunden. Dabei ist deren Einbindung entscheidend, um notwendige Anpassungen der bestehenden IT-Infrastruktur zu berücksichtigen. Frühzeitige Einbindung der IT-Experten hilft, wichtige technische Kriterien zu identifizieren, die das zukünftige ERP-System erfüllen muss.
Die IT-Abteilung kennt die bestehenden Systeme und deren Kompatibilität mit neuen Lösungen. Ohne ihre Expertise können wichtige technische Anforderungen übersehen werden, was zu Problemen bei der Integration des neuen ERP-Systems führen kann. Eine enge Zusammenarbeit zwischen der IT-Abteilung und den Entscheidungsträgern sorgt dafür, dass alle technischen Aspekte berücksichtigt werden und die neuen Softwareanwendungen nahtlos in die bestehenden Systeme integriert werden können.
Darüber hinaus sollten auch externe IT-Dienstleister, falls vorhanden, in den Auswahlkriterien einbezogen werden. Ihre Erfahrung und ihr Fachwissen können wertvolle Einblicke und Empfehlungen liefern, die den Auswahlprozess erleichtern und das Risiko von Fehlern minimieren.
Fehlende Budgetplanung ist ein weiterer häufiger Fehler bei der ERP-Auswahl. Eine realistische Einschätzung der Projektkosten ist notwendig, um unangenehme finanzielle Überraschungen zu vermeiden. Es ist wichtig, die Angebote von Dienstleistenden kritisch zu hinterfragen, da sie oft falsche Annahmen über den Projektumfang enthalten.
Die Total Cost of Ownership (TCO) sollte in die Budgetplanung einfließen, um alle laufenden Kosten und langfristigen Ausgaben zu berücksichtigen. Ein Budgetpuffer kann eingeplant werden, um unvorhergesehene Kosten während des ERP-Projekts abzudecken. Die Wahl zwischen cloudbasierter und lokal installierter ERP-Software kann erhebliche Auswirkungen auf Kosten und Projektverlauf haben.
Durch eine sorgfältige Budgetplanung können finanzielle Engpässe vermieden und die notwendigen Ressourcen rechtzeitig bereitgestellt werden. Dies trägt maßgeblich zum Erfolg des ERP-Projekts bei und stellt sicher, dass alle geschäftlichen Anforderungen erfüllt werden.
Budgetplanung leicht gemacht:
Ein detaillierter Projektplan sollte so früh wie möglich erstellt werden, um Verzögerungen zu vermeiden. Eingehende Projektplanung sowie Zeit- und Budgetpuffer sind für den Erfolg eines ERP-Projekts unerlässlich. Es ist wichtig, klare Meilensteine im Projektplan festzulegen, um die Verantwortlichkeiten und den Fortschritt zu verfolgen.
Ein fester Termin für die Systemumstellung sollte festgelegt werden, um alle Ressourcen mobilisieren zu können. Die Kommunikation über Verzögerungen und deren Gründe sollte frühzeitig erfolgen, um Klarheit und Kostenersparnis zu gewährleisten. Eine umfassende Analyse der bestehenden Prozesse ist notwendig, um gezielte Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
Ohne eine konkrete Zeitplanung können Projekte ins Stocken geraten und unnötige Kosten verursachen. Eine gut durchdachte Zeitplanung hilft, den Überblick zu behalten und sorgt für eine reibungslose Umsetzung des ERP-Projekts.
Die fehlende Priorisierung der Anforderungen kann dazu führen, dass ein ERP-Projekt überdimensioniert und schwer zu handhaben wird. Es ist hilfreich, Anforderungen in Kategorien wie ‘Kernanforderung’, ‘Ausbaustufe’ und ‘Nice to have’ zu unterteilen. Dies hilft, die wichtigsten Anforderungen zu identifizieren und eine gezielte Umsetzung zu gewährleisten.
Eine unzureichende Priorisierung der Anforderungen kann das Risiko eines überdimensionierten ERP-Projektes erhöhen, was zu Schwierigkeiten bei der Handhabung führt. Die klare Definition von Anforderungen ermöglicht es, potenzielle Risiken zu reduzieren und die Erfolgschancen bei der ERP-Implementierung zu erhöhen.
Durch eine strukturierte Methodik zur Priorisierung kann sichergestellt werden, dass die wichtigsten Anforderungen im Fokus stehen und das Projekt nicht unnötig verkompliziert wird. Dies trägt dazu bei, den Auswahlprozess zu vereinfachen und das Risiko von Fehlentscheidungen zu minimieren.
So setzen Sie Prioritäten:
Ein vollständiger Anforderungskatalog ist entscheidend für die erfolgreiche Auswahl eines ERP-Systems. Die Marktanalyse potenzieller ERP-Anbieter sollte auf den spezifischen definierten Anforderungen basieren. Ohne festgelegte Bewertungskriterien wird die Auswahl des passenden ERP-Anbieters erschwert.
ERP-Anbieter verwenden unterschiedliche Lizenzmodelle, die zwischen einmaligen Anschaffungskosten und laufenden Nutzungsgebühren variieren. Bei der Angebotserstellung sollten die Kosten in einmalige und laufende Ausgaben unterteilt werden, um einen klaren Vergleich zu ermöglichen. Es gibt erhebliche Unterschiede in den Betriebskosten zwischen Cloud-basierten und lokal installierten ERP-Systemen.
Eine langfristige Investitionsrechnung über einen Zeitraum von fünf Jahren sollte angestrebt werden. Die Kosten für die interne IT sind bei lokal installierten ERP-Systemen separiert zu betrachten, während diese bei Cloud-Lösungen oft in den Mietgebühren enthalten sind. Dies hilft, eine objektive und fundierte Entscheidung zu treffen und die beste Lösung für das Unternehmen zu finden.
Die Suche nach einem passenden ERP-System kann durch die Vielzahl von über tausend verfügbaren Lösungen erschwert werden. Eine Shortlist kann dabei helfen, den Auswahlprozess zu vereinfachen und die Anzahl der Anbieter zu reduzieren. Eine engere Auswahl an Anbietern reduziert die Komplexität und erleichtert die finale Entscheidung. Bei der Software Auswahl ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zu berücksichtigen, insbesondere wenn man die top 10 listen in Betracht zieht.
Ein persönlicher Austausch zwischen den Entscheidungsträgern und den Anbietern sollte während des Shortlist-Prozesses stattfinden. Die Präsentation der Lösungen durch die Anbieter sollte möglichst in Echtzeit erfolgen, um Fragen direkt klären zu können.
Durch eine gezielte Eingrenzung der Anbieter kann der Auswahlprozess effizienter gestaltet werden und die Entscheidung auf einer fundierten Basis getroffen werden. Dies trägt dazu bei, die bestmögliche ERP-Lösung für das Unternehmen zu identifizieren und umzusetzen.
Wichtige Faktoren beim Vergleich von ERP-Systemen sind Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit, Kosten und Support. Die Testphase der ERP-Anbieter dauert in der Regel zwei bis vier Wochen und ermöglicht es den Unternehmen, erste Eindrücke in der praktischen Nutzung zu gewinnen.
Die verbleibenden ERP-Anbieter sollten Konzepte oder ein Pflichtenheft anfertigen, um die Anforderungen klar zu dokumentieren. Ein unsystematischer Vergleich der Angebote verschiedener Anbieter kann zu falschen Entscheidungen führen.
Daher ist es wichtig, einen strukturierten Angebotsvergleich durchzuführen, um die bestmögliche Entscheidung zu treffen. Durch eine sorgfältige und systematische Bewertung der Angebote kann das Risiko von Fehlentscheidungen minimiert und die Vorteile sowie die Erfolgschancen des ERP-Projekts maximiert werden.
Nachdem wir die häufigsten Fallstricke bei der ERP-Auswahl durchleuchtet haben, ist es klar: Für den Erfolg Ihres Projekts brauchen Sie die richtigen Partner an Ihrer Seite. Bei BITECC stehen wir Ihnen mit unserer Expertise in Softwareentwicklung, SAP und Business Process Outsourcing zur Seite. Unsere erfahrenen Berater helfen Ihnen, typische Fehler zu vermeiden und eine maßgeschneiderte Lösung zu finden, die perfekt zu Ihrem Unternehmen passt.
Lust auf einen erfolgreichen Projektstart? Kontaktieren Sie uns noch heute, und lassen Sie uns gemeinsam den Weg zu Ihrem perfekten ERP-System ebnen.
Die Auswahl des richtigen ERP-Systems ist kein leichtes Unterfangen, doch mit der richtigen Herangehensweise und einer strukturierten Planung können viele der häufigsten Fehler vermieden werden. Von der Festlegung klarer Projektziele über eine gründliche Bedarfsanalyse bis hin zur Einbindung der richtigen Mitarbeiter – jeder Schritt ist entscheidend für den Erfolg des Projekts.
Lassen Sie sich nicht von der Komplexität der ERP-Auswahl abschrecken. Mit den richtigen Schritten und einer sorgfältigen Planung können Sie sicherstellen, dass Ihr ERP-Projekt ein voller Erfolg wird. Packen wir es an!
Klare Projektziele sind unerlässlich, weil sie dafür sorgen, dass alle Teammitglieder auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten, wodurch die ERP-Lösung perfekt auf die Geschäftsanforderungen abgestimmt ist! Das maximiert den Erfolg des Projekts!
Ohne eine gründliche Bedarfsanalyse kannst du leicht die wichtigen Bedürfnisse deines Unternehmens übersehen, was zu kostspieligen Fehlentscheidungen bei der Wahl des ERP-Systems führen kann! Das solltest du unbedingt vermeiden!
Die Einbindung wichtiger Mitarbeiter verbessert den Auswahlprozess, indem sie realistische Erwartungen schaffen und Widerstände reduzieren! So wird sichergestellt, dass das System optimal zu den Bedürfnissen des Unternehmens passt!
Eine realistische Budgetplanung ist entscheidend, um böse Überraschungen bei den Finanzen zu verhindern! So kannst du sicherstellen, dass alle Ausgaben, sowohl kurzfristig als auch langfristig, sinnvoll eingeplant sind.
