• Automatisierung mit RPA – so gehen Sie vor!

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    November 29, 2023

    Inhaltsverzeichnis

    Stellen Sie sich eine Welt vor, in der Ihre Geschäftsprozesse optimiert, wiederkehrende Aufgaben automatisiert sind und Ihre Mitarbeiter sich auf wertvollere Arbeiten konzentrieren können. Klingt das zu schön, um wahr zu sein? Es ist Realität! Robotic Process Automation (RPA) revolutioniert Industrien, indem sie repetitive Aufgaben automatisiert und die Effizienz steigert, wodurch Mitarbeiter für wertvollere Tätigkeiten freigestellt werden. Machen Sie sich bereit, die Zukunftstrends in der robotergesteuerten Prozessautomatisierung zu entdecken und wie sie Ihr Geschäft transformieren können.

    Auf einen Blick

    • Definition von RPA: Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie, die repetitive und strukturierte Geschäftsprozesse durch Software-Roboter automatisiert.
    • Anwendungsbereiche: RPA wird in verschiedenen Geschäftsbereichen wie Kundenservice, Finanzen und HR eingesetzt, um komplexe Workflows zu automatisieren.
    • Unterschied zur traditionellen Automatisierung: Im Gegensatz zur traditionellen Prozessautomatisierung, die oft umfangreiche Systemanpassungen erfordert, ist RPA flexibler und schneller zu implementieren, da es auf der Benutzeroberfläche agiert.

    Was ist Robotic Process Automation (RPA)?

    Robotic Process Automation (RPA) ist eine fortschrittliche Softwaretechnologie, die darauf ausgerichtet ist, repetitive und strukturierte Geschäftsprozesse zu automatisieren. RPA nutzt „Software-Roboter“ oder „Software-Bots“, die in der Lage sind, menschliche Interaktionen mit IT-Systeme und Anwendungen zu imitieren. Diese Bots können Aufgaben wie Dateneingabe, einfache Kundenanfragen, Transaktionsverarbeitung und sogar komplexe Backoffice-Prozesse übernehmen. RPA ermöglicht es Unternehmen, ihre Effizienz zu steigern, die Fehlerquote zu reduzieren und die Produktivität zu steigern, indem Routineaufgaben automatisiert werden, die sonst menschliche Arbeitskräfte binden würden.

    RPA funktioniert auf der Ebene der Benutzeroberfläche und interagiert mit bestehender IT-Infrastruktur ohne tiefgreifende Systemänderungen. Diese Technologie findet in Bereichen wie Kundenservice, Finanzen, HR und mehr Anwendung und kann komplexe Workflows automatisieren, was früher nur durch menschliche Eingriffe möglich war.

    Unterschiede zur traditionellen Prozessautomatisierung

    Im Gegensatz zur traditionellen Prozessautomatisierung, die oft umfangreiche Softwareanpassungen und Integration in die IT-Systemlandschaft erfordert, ist RPA flexibler und benutzerfreundlicher. Traditionelle Methoden konzentrieren sich auf die Automatisierung auf Systemebene, was kostspielig und zeitaufwendig ist. RPA hingegen automatisiert Aufgaben auf der Benutzeroberfläche, was die Implementierung schneller und kostengünstiger macht. Diese Technologie eignet sich besonders für Prozesse, die keine tiefgreifenden Systemveränderungen benötigen, aber dennoch von Automatisierung profitieren.

    Strategische Vorteile von RPA für Unternehmen

    Strategische Vorteile von RPA für Unternehmen:

    • Steigerung der Effizienz und Produktivität: Befreiung der Mitarbeiter von repetitiven Aufgaben, um sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren.
    • Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit: Schnelle Anpassungsfähigkeit an Marktveränderungen und betriebliche Flexibilität.
    • Unterstützung der digitalen Transformation: Bereitstellung einer skalierbaren Lösung zur Prozessoptimierung.
    • Verbesserung der Datenqualität: Präzisere und fehlerfreie Datenverarbeitung.
    • Erleichterung der Compliance-Einhaltung: Durch automatisierte Prozesse wird die Einhaltung von Vorschriften vereinfacht.
    • Kostenreduktion: Verringerung der operativen Kosten durch Automatisierung.
    • Förderung der Mitarbeiterzufriedenheit: Reduzierung der Arbeitsbelastung und Schaffung eines motivierenden Arbeitsumfelds.
    • Erweiterung der Geschäftsmöglichkeiten: Durch Automatisierung können neue Geschäftsmodelle und -strategien entwickelt werden.

    Operative Effizienzsteigerung durch RPA-Software

    Die fortschrittliche Automatisierungssoftware bietet nicht nur strategische Vorteile, sondern steigert auch die operative Effizienz. Unternehmen können durch RPA Zeit sparen und Fehler reduzieren, insbesondere in Prozessen, die anfällig für menschliche Irrtümer sind. Durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben können Mitarbeiter ihre Zeit für komplexere und wertschöpfende Aktivitäten nutzen. Dies führt zu einer schnelleren Bearbeitung von Kundenanfragen und einer höheren Gesamtproduktivität.

    Vollautomatisierte vs. Teilautomatisierte Prozesse

    Robotic Process Automation (RPA) bietet zwei Hauptformen der Prozessautomatisierung: Vollautomatisierung und Teilautomatisierung. Beide Formen haben ihre spezifischen Anwendungsbereiche und Vorteile, abhängig von der Art der Aufgaben und der erforderlichen Interaktion zwischen Mensch und Maschine.

    Vollautomatisierte Prozesse (Unattended Automation)

    Vollautomatisierte Prozesse in RPA arbeiten vollkommen selbstständig ohne menschliches Eingreifen. Sie eignen sich besonders für:

    • Großvolumige, transaktionsbasierte Aufgaben wie Datenverarbeitung und -analyse.
    • Back-Office-Aufgaben, wo große Datenmengen gesammelt, sortiert und verteilt werden.
    • Prozesse, die auf vordefinierten Triggern basieren, wie z.B. das Reagieren auf bestimmte E-Mail-Inhalte.

    Teilautomatisierte Prozesse (Attended Automation)

    Teilautomatisierte Prozesse in RPA erfordern eine Interaktion zwischen Menschen und Bot. Sie sind ideal für:

    • Aufgaben, die menschliche Überwachung oder Entscheidungsfindung erfordern.
    • Unterstützende Tätigkeiten wie das Zusammenfassen von Informationen aus Datenbankabfragen oder das Ausfüllen von Formularen.
    • Prozesse, bei denen Bots als digitale Assistenten agieren, um den Mitarbeitern bei der Arbeit zu helfen.

    Kriterien zur Eignung von Prozessen für RPA

    Bei der Entscheidung, für welchen Geschäftsprozess RPA geeignet ist, gibt es die folgenden Kriterien zu berücksichtigen:

    • Hohe Anfälligkeit für menschliche Fehler: Prozesse, die aufgrund ihrer Komplexität oder Monotonie anfällig für Fehler sind.
    • Viele Wiederholungen und Routine: Aufgaben, die regelmäßig und in hohem Volumen anfallen.
    • Regelbasierte Prozesse: Aufgaben, die auf klaren und definierten Regeln basieren.
    • Umgang mit digitalen Daten: Prozesse, die digitale Daten verarbeiten und keine manuellen oder physischen Eingaben erfordern.
    • Standardisierte und reife Prozesse: Aufgaben, die bereits gut strukturiert und etabliert sind.
    • Hohe Priorität und hohes Volumen: Aufgaben, die für das Unternehmen von großer Bedeutung sind.
    • Begrenzte Entscheidungsfindung: Prozesse, die keine komplexe menschliche Urteilsbildung erfordern.

    Diese Anwendungsgebiete sind für die Prozessautomatisierung besonders geeignet

    Robotergesteuerte Prozessautomatisierung ist eine vielseitige Technologie, die in einer Reihe von Geschäftsbereichen eingesetzt werden kann. Zu den wichtigsten Anwendungsgebieten gehören:

    • Datenmanagement: RPA ermöglicht die effiziente Automatisierung der Dateneingabe, die für viele Unternehmen eine zeitaufwändige und fehleranfällige Aufgabe darstellt. Dies umfasst die Übertragung von Daten zwischen verschiedenen Systemen, das Update von Kundendatenbanken und die Verarbeitung von Transaktionen.
    • Kundenservice: RPA kann standardisierte Kundenanfragen automatisch bearbeiten, was eine schnellere und präzisere Antwortzeit ermöglicht. Dies verbessert die Kundenzufriedenheit und entlastet die Kundenservice-Mitarbeiter, die sich auf komplexere Anfragen konzentrieren können.
    • Finanz- und Rechnungswesen: Im Finanzsektor kann RPA bei der Rechnungsverarbeitung, der Erstellung von Finanzberichten und der Durchführung von Compliance-Checks unterstützen. Durch die Automatisierung dieser Prozesse wird die Effizienz gesteigert und das Risiko menschlicher Fehler verringert.
    • Personalwesen (HR): RPA kann das Onboarding neuer Mitarbeiter automatisieren, indem es Aufgaben wie die Einrichtung von Benutzerkonten und die Verwaltung von Mitarbeiterdaten übernimmt. Auch das Offboarding von Mitarbeitern kann automatisiert werden, was zu einer effizienteren und konsistenteren Erfahrung führt.

    Facts zur Robotic Process Automation

    Einführung und Planung: 53% der befragten Unternehmen haben bereits mit der Implementierung von RPA begonnen, und 19% planen dies in den nächsten zwei Jahren​

    Einsatz im Finanzsektor: Rund 80% der Führungskräfte im Finanzbereich haben RPA implementiert oder planen dies​

    Bedeutung für IT-Führungskräfte: 98% der IT-Leiter sehen die Automatisierung von Geschäftsprozessen als entscheidend an, um geschäftliche Vorteile zu erzielen​

    Investitionssteigerung: 78% der Unternehmen, die RPA bereits nutzen, planen, ihre Investitionen in den nächsten drei Jahren signifikant zu erhöhen​

    Kognitive Automatisierung: 28% der Unternehmen, die RPA implementieren und skalieren, setzen auch kognitive Automatisierung ein​

    Quelle: Flobotics

    Wirtschaftlicher Impact und Geschäftsvorteile von RPA

    Der Einsatz von Robotic Process Automation bietet Unternehmen eine Reihe von wirtschaftlichen Vorteilen, die über die reine Kostenersparnis hinausgehen:

    • Steigerung der Produktivität: Durch die Automatisierung routinemäßiger und repetitiver Aufgaben können Mitarbeiter sich auf höherwertige und strategischere Tätigkeiten konzentrieren. Dies führt zu einer verbesserten Produktivität und Effizienz in der gesamten Organisation.
    • Erhöhung der Datenqualität: Automatisierte Prozesse reduzieren das Risiko von Fehlern in der Dateneingabe und -verarbeitung, was zu präziseren und verlässlicheren Daten führt.
    • Unterstützung der digitalen Transformation: RPA ist ein wichtiger Baustein in der digitalen Transformation von Unternehmen. Es ermöglicht eine schnellere Anpassung an veränderte Geschäftsbedingungen und unterstützt die Implementierung neuer digitaler Geschäftsmodelle.
    • Verbesserung der Compliance und Governance: Automatisierte Prozesse ermöglichen eine konsistente Einhaltung von Vorschriften und Standards, da alle Schritte genau dokumentiert und nachvollziehbar sind.
    • Kosteneinsparungen: Neben der Reduzierung von Arbeitsaufwand führt RPA auch zu Einsparungen bei den Betriebskosten, da weniger Zeit und Ressourcen für manuelle Prozesse benötigt werden.
    • Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit: Die Workflow-Automatisierung monotoner Aufgaben kann zu einer höheren Arbeitszufriedenheit führen, da Mitarbeiter sich anspruchsvolleren und erfüllenderen Aufgaben widmen können.
    • Erweiterung von Geschäftsmöglichkeiten: Durch die Automatisierung können Unternehmen neue Dienstleistungen oder Produkte entwickeln und sich schnell an veränderte

    Branchenspezifische RPA-Lösung

    Der Einsatz von RPA verändert die Art und Weise, wie verschiedene Branchen arbeiten, indem sie Routineaufgaben automatisiert und Arbeitsabläufe optimiert. Diese Technologie ermöglicht es Unternehmen aus unterschiedlichsten Sektoren, ihre Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Kundenzufriedenheit zu verbessern. Vom Bankwesen über Versicherungen und Energiewirtschaft bis hin zum Gesundheitswesen – jede Branche kann von den vielfältigen Einsatzmöglichkeiten der RPA profitieren.

    Banken & Finanzdienstleistungen

    RPA ermöglicht in der Banken- und Finanzbranche eine erhöhte Geschwindigkeit und Genauigkeit bei Prozessen wie Rechnungsstellung, Kundenanbindung und Inkasso. Die Technologie wird genutzt, um Arbeitsabläufe zu digitalisieren und Daten aus verschiedenen Quellen zu sammeln. Insbesondere im Bankwesen ermöglicht RPA das schnelle und präzise Verwalten hochvolumiger Prozesse über komplexe Infrastrukturen hinweg, um den Kunden eine gewünschte Erfahrung zu bieten. Die Vereinfachung von Sicherheit und Compliance ist ein weiterer Vorteil von RPA in diesem Sektor​.

    Versicherungen

    In der Versicherungsbranche eignet sich RPA besonders für Aufgaben mit hohem administrativem Aufwand wie Auszahlungsprozesse und die Verkaufsplanung. Die Technologie kann auch für klassische Finanzprozesse eingesetzt werden, wobei sie hilft, Kosten und Prozesszeiten zu senken. Beispiele für die Anwendung von RPA in der Versicherungsbranche sind der Abschluss von Neuverträgen, die Anpassung von Bestandspolicen, die Bearbeitung von Versicherungsschäden, manuelle Datenübertragungen und die Kündigung von Versicherungspolicen. Durch RPA wird der Prozess effizienter, schneller und objektiver, wodurch die Kundenzufriedenheit gesteigert wird​.

    H3 Energiewirtschaft

    In der Energiewirtschaft unterstützt RPA die Optimierung von Kernprozessen und erleichtert die Verwaltung bestehender Verträge. Typische Anwendungsfelder sind die Vertriebs- und Abrechnungsprozesse, bei denen RPA Unstimmigkeiten in der Abrechnung aufdeckt, neue Tarife berechnet und Rechnungen erstellt. Die Technologie spielt auch eine Rolle bei der Optimierung des Kundenstammmanagements, der Verarbeitung von Zählerdaten, die Optimierung von Front- und Back- Office-Systeme, der Bearbeitung von Kundenanfragen und dem Verkauf individueller Zusatzleistungen​.

    Gesundheitswesen

    Im Gesundheitswesen unterstützt RPA die Optimierung zahlreicher Prozesse, um die Effizienz zu steigern und die Patientenversorgung zu verbessern. Hierbei kommen Softwareroboter zum Einsatz, die Patientendaten für die Terminplanung analysieren und eine effizientere Bearbeitung von Leistungsansprüchen ermöglichen. Zudem erleichtern sie die Verwaltung medizinischer Unterlagen und optimieren das Personalmanagement, indem sie beispielsweise Onboarding-Prozesse automatisieren. In Zeiten hoher Belastung, wie während der COVID-19-Pandemie, können sie auch dabei helfen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. So ermöglicht RPA im Gesundheitswesen eine schnellere, genauere und kostengünstigere Erledigung von Aufgaben, die zuvor umfangreiche manuelle Arbeit erforderten.

    Telekommunikation

    RPA revolutioniert den Telekommunikationssektor, indem es zeitaufwändige und repetitive Aufgaben automatisiert. Dies umfasst die Netzwerkverwaltung, wo RPA die Effizienz der Netzwerkinfrastruktur verbessert, und die Rechnungs- und Bestellabwicklung, wodurch organisatorische Aufgaben vereinfacht werden. Im Kunden-Onboarding/Offboarding-Prozess trägt RPA zur effizienten Verwaltung von Kundeninformationen bei. Auch bei der Beantwortung von Partneranfragen und der manuellen Kundenauftragsabwicklung zeigt RPA seine Stärken, indem es die Arbeitslast reduziert und die Genauigkeit erhöht. Weitere Anwendungsbereiche sind Datentransformation, Kostenkontrolle, First Call Resolution und Inkasso. RPA unterstützt somit Telekommunikationsunternehmen dabei, ihre Dienstleistungen effizienter zu gestalten und die Kundenzufriedenheit zu steigern.

    Verwaltung

    In der öffentlichen Verwaltung ermöglicht RPA eine effizientere Gestaltung von Verwaltungsprozessen. Es automatisiert Aufgaben wie die digitale Realisierung von Auskunftsdienstleistungen, die Überprüfung eingehender Unterlagen und die Datenübertragung zwischen verschiedenen Systemen. RPA vereinfacht auch die digitale Änderung von Daten, wie bei Fahrzeugdokumenten oder Adressänderungen, und führt automatisierte Analysen durch. Diese Automatisierung hilft, die Bearbeitungszeiten zu verkürzen, die Qualität der Dienstleistungen zu verbessern und die Effizienz in der öffentlichen Verwaltung zu steigern.

    Transport & Logistik

    Im Transport- und Logistiksektor spielt RPA eine zentrale Rolle bei der Automatisierung von Prozessen, um die Effizienz zu steigern und den Kundenservice zu verbessern. RPA wird in der Logistikbranche eingesetzt, um manuelle Prozesse wie Versandaufgaben zu optimieren und Netzwerküberwachung, Sicherung von Backups und Verteilung von E-Mails zu automatisieren. Die Technologie ist besonders nützlich bei der medienbruchfreien Bearbeitung von Prozessen, wie der Extraktion von Versanddetails aus E-Mails, der Protokollierung von Aufträgen in Planungssystemen und der Kundeninformation über Abhol- bzw. Lieferzeiten. RPA bietet auch in der Logistikbranche ein breites Spektrum an Anwendungsmöglichkeiten, von der Optimierung der Rechnungsstellung bis hin zur Steigerung der Arbeitseffizienz und Verbesserung des Kundenservice durch 24/7-Verfügbarkeit.

    Handel und E-Commerce

    Im Handels- und E-Commerce-Sektor ermöglicht RPA die Optimierung einer Vielzahl von Geschäftsprozessen, um neue Kunden zu gewinnen und die Kundenbindung zu erhöhen. Die Anwendung von RPA reicht von der Warenrückgabe, bei der RPA den Wareneingang dokumentiert und automatische Rückerstattungen veranlasst, bis hin zum 24/7-Kundenservice, bei dem RPA zur effizienten Verwaltung von Kundenanfragen und -bestellungen beiträgt. Besonders wertvoll ist RPA im Rahmen von Kundenverhaltens- und Marketinganalysen, da es schnelle und fehlerfreie Analysen ermöglicht, die als Entscheidungsgrundlage dienen. In der Finanzbuchhaltung automatisiert RPA die Verwaltung von Eingangsrechnungen und Zahlungstransaktionen und in der Logistik und Lieferkette unterstützt es eine effiziente Verwaltung durch die automatische Bestellveranlassung und Nachverfolgung.

    Integration von RPA in Enterprise-Software-Architekturen

    Die Integration von RPA in bestehende Enterprise-Softwaresystemen bietet sowohl Möglichkeiten als auch Herausforderungen. Die robotergesteuerte Prozessautomatisierung kann relativ einfach in existierende IT-Softwareprogramme eingebunden werden, da es auf der Benutzeroberfläche und nicht auf Systemebene operiert. Dies ermöglicht eine flexible und schnelle Integration ohne umfassende Systemänderungen. Allerdings müssen Unternehmen darauf achten, dass ihre RPA-Lösungen mit bestehenden Applikationen kompatibel sind und effizient verwaltet werden können. RPA lässt sich problemlos in ein breites Spektrum von Software Anwendungen integrieren, um Unternehmens-Prozesse zu optimieren.

    Best Practices für die Einführung von RPA

    Für eine erfolgreiche RPA-Implementierung sollten Unternehmen folgende Best Practices beachten:

    • Klare Zielsetzung: Definieren Sie spezifische, messbare Ziele für Ihre RPA-Initiative.
    • Prozessauswahl: Wählen Sie geeignete Prozesse für die Automatisierung aus, die regelbasiert und repetitiv sind.
    • Change Management: Bereiten Sie Ihre Mitarbeiter auf die Prozessänderungen vor und schulen Sie sie im Umgang mit RPA.
    • Skalierung: Beginnen Sie mit kleineren Projekten und skalieren Sie schrittweise.
    • Monitoring und Optimierung: Überwachen Sie die Leistung der RPA-Bots und optimieren Sie diese kontinuierlich.

    Zukunftsaussichten der Robotic Process Automation

    Die Zukunft von RPA sieht vielversprechend aus. Mit der fortschreitenden Integration von KI und maschinellem Lernen werden RPA-Bots noch intelligenter und vielseitiger. Sie werden in der Lage sein, komplexere Aufgaben zu übernehmen und bessere Entscheidungen zu treffen. Außerdem wird erwartet, dass RPA zunehmend in nicht-technischen Branchen wie Gesundheitswesen, Logistik und Landwirtschaft eingesetzt wird. Diese Entwicklung wird Unternehmen aller Größen ermöglichen, ihre Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und Wettbewerbsvorteile zu erzielen.

    Fazit

    Robotic Process Automation also die Automatisierung der Geschäftsprozesse durch künstliche Intelligenz ist eine transformative Technologie, die das Potenzial hat, unsere Arbeitsweise grundlegend zu verändern. Durch die Automatisierung repetitiver und regelbasierter Aufgaben können Unternehmen Effizienz steigern, Kosten senken und die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern. Mit der fortschreitenden Integration von KI werden RPA-Lösungen noch leistungsfähiger und vielseitiger. Die Anwendung von RPA erstreckt sich über verschiedene Branchen, wodurch Unternehmen jeder Größe in der Lage sind, ihre Prozesse zu optimieren und wettbewerbsfähig zu bleiben.

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    Häufig gestellte Fragen

    Wie hilft die Prozessautomatisierung meinem Unternehmen?

    RPA-Software kann repetitive und zeitintensive Aufgaben automatisieren, die Effizienz steigern, die Fehlerquote reduzieren und Ihre Mitarbeiter für höherwertige Tätigkeiten freisetzen.

    Ist die Business Process Automation für jede Branche geeignet?

    Ja, die robotergesteuerte Prozessautomatisierung ist branchenübergreifend einsetzbar und bietet in Bereichen wie Finanzen, HR, Kundenservice und vielen anderen erhebliche Vorteile.

    Wie unterscheidet sich Software-Roboter von traditioneller Automatisierungssoftware?

    Software-Roboter oder auch Bots sind flexibler und nutzerfreundlicher als traditionelle Automatisierungssoftware, da es direkt auf der Benutzeroberfläche agiert und keine tiefgreifenden Systemänderungen benötigt.

    ÜBER DEN AUTOR

    Anna Kotsyk

    Vertrieb